削减差旅花费的十大秘诀

Business Traveller
媒体发布 17 Nov 2017

1 FCM Travel Solutions 您的差旅管理好伙伴

在企业开展商务旅行的过程中,与专注为企业提供服务的差旅服务商保持合作至关重要。因为差旅专业人士具备丰富的行业经验、卓越的产品知识以及清晰的商业意识,能为您的企业提供各种类型的机票和住宿选择,从而立竿见影地节省差旅开支。与差旅专业人士合作,您的企业可以享受到他们为企业特别量身定制的差旅管理、差旅建议和相关策略。

专业级的差旅管理意味着充分发掘每一个节约成本的机会,最终从整体上提升企业的经济效益。而差旅专业人士将与您的企业密切合作,不断提高差旅流程和预订流程的效率,进而提升企业差旅项目的整体效益。 

 

2 灵活多变、极具个性的专属服务

为了实现个性化的专属服务,企业应拥有为自己企业专属服务的客户经理和差旅顾问团队,以便根据企业的差旅需求定制灵活的差旅方案。在合作之初,专属差旅顾问将与企业签订服务水平协议-就服务标准、优先服务和双方责任与企业达成共识。

此外,企业还需要关注差旅供应商提供服务的时间,以及在正常工作时间之外是否提供相关服务,以便您与差旅团队及时沟通。

 

3 提高效率

企业需要与差旅顾问密切合作,以提高差旅流程中每个环节的效率。比如,预订、采购、客户管理以及差旅费用管理系统是否能高效运行?

提高差旅效率的首要措施是和差旅顾问保持合作,并从差旅顾问提供的众多方案中选择适合企业的线上和线下解决方案,以简化企业的差旅流程。您的员工花费越少的时间安排差旅事务,则有越多的时间专注于公司的核心业务。

 

4 差旅政策

企业的差旅政策不但为差旅行为提供了基本框架,还详细规定了员工的出行方式、入住的酒店、选择的舱位,以及企业是否要求符合差旅政策而选定的供应商。

最成功的差旅政策必须要简明扼要,有明确的授权,并且在公司内部由专人负责与差旅顾问对接,从而对差旅过程中的违规行为进行评估、追踪并采取纠正措施。

对差旅政策进行优化设计,是整个差旅项目实现成本控制的关键。一位积极主动的差旅顾问不仅能协助您的企业制定差旅政策、还可帮助您实施差旅政策,并监督整个企业差旅行为的合规性。
 

5 关注增值服务

您的差旅合作伙伴在全球范围内是否拥有出色的采购能力和谈判优势,是否定期为您的企业提供最优惠的差旅产品?您企业的差旅花费是否物有所值?

如果与经验丰富的差旅顾问合作,无论是休闲旅行还是商务旅行,您的企业都可享受到额外优惠和特殊折扣。

除此之外,差旅顾问还可为您的企业提供多种免费增值服务,如舱位升级、航班改签、机场贵宾室服务、酒店客房升级、租车车型升级……数不胜数,而您的员工只需尽情享受这些尊贵的差旅服务。
 

6 差旅政策的有效实施

如果您的企业需要实施新的差旅政策或对现有差旅政策进行改变,则就改变的内容与员工充分沟通是至关重要的。沟通的途径不仅限于口头传达,还应包括在企业内部网站进行公布,并清楚地标明差旅政策更新和改变的内容。

差旅顾问可以协助您的企业选择最适合企业的实施策略,并提供有效的技术解决方案,促进政策的实施,提高差旅行为的合规性。

企业如果希望有效实施差旅政策,还需要对内部员工进行合规培训,以使员工了解在商务旅行过程中企业对员工的期望,从而提高预订效率和成本效益。

 

7 差旅行为的合规性

您的企业员工是否很好地遵守公司的差旅政策?您的企业差旅项目是否存在可以通过提高合规性节省更多差旅成本的环节?

如果差旅人员的行为缺乏合规性,则会产生未经授权进行不合规的机票、酒店和地面交通预订。如此,在短短一年或甚至几个月的时间内,则会错过许多节省成本的潜在机会。

差旅顾问不仅为您的企业提高和保持差旅行为的合规性,而且重点关注因违规行为影响成本节约的差旅环节。此外,差旅顾问将向您的企业提供各种差旅策略,与您的企业一起应对员工差旅不合规的行为。

 

8 拥有全球优选供应商

差旅管理合作伙伴必须与本地、全国甚至于全球的差旅行业供应商建立良好的合作关系,以保证企业客户可享受优惠的价格和优质的差旅产品。了解您企业的差旅经理与航空公司、酒店和租车供应商建立了怎样的合作关系,以及这些合作伙伴能够为企业提供哪些优惠很重要。

差旅管理合作伙伴与供应商联盟可以为您的企业提供各种不同的优惠,包括价格折扣、舱位或客房升级、优先服务、特别安排等不一而足。

 

9 24/7紧急援助服务

与差旅顾问合作时,需要了解他们是否可以为您的差旅人员提供24/7全球紧急援助服务。对于存在移动办公的众多企业来说,这是履行谨慎责任的重中之重。在发生紧急事件时,非常重要的是您企业的差旅人员可以获得具有丰富经验专属差旅顾问的帮助。

差旅顾问将帮您企业的员工处理差旅的每一个环节,包括从预订、保险、到签证和护照——总之,差旅顾问就是您的联络中心。在重要航班中断期间,差旅顾问还将为您的企业评估备选方案,以保证最大程度降低对差旅人员的影响。

对许多企业而言,时间就是金钱,但是当紧急情况发生时,您的企业员工只能浪费时间在机场漫长等待或尝试重新预订行程——这些延迟或将对企业造成巨大的损失。
 

10 旅行保险

如果没有购买综合旅游意外险,出差中的员工和企业都可能将自己处在经济损失甚至陷入法律责任的危险中。一次境外紧急医疗救援的费用可能高达10万美元,而在境外医院就诊几个星期的花费同样非常昂贵。

此外,不同的旅游保险条款规定了不同的理赔范围,差旅人员应让自己拥有境外医疗的意外保险。

差旅顾问为您选择声誉良好的旅行保险公司,保证其保险条款和经济理赔最符合您的差旅需求。