成功之道-了解差旅人员的真实诉求

白皮书 19 Apr 2017

在差旅项目的实施过程中,差旅预订人员和差旅人员在关注重点上往往有所不同。差旅经理专注于成本优化,而差旅人员则更关注差旅体验和差旅效率。尤其在企业削减成本时,两者间的分歧往往更加突出,因为一旦企业开始削减成本,首当其冲的往往是差旅和娱乐费用。

一直以来,企业都存在一个误区,即差旅管理等同于成本优化,而忽略了商务旅行的另外两个关键要素——合规性和关怀义务。当企业削减差旅费用时,无疑加深了这种误解。在差旅预算削减之后,企业不再努力提高政策的合规性以及更好地履行关怀义务。从长远来看,差旅预算的削减会给企业造成更高的成本。

搭建沟通桥梁

理想状态下,年差旅费用较高的大型企业,应该设立专门的部门,负责监督差旅管理,以及与之相关的责任范围。但现实情况却是,在有些企业的架构中,差旅经理往往没有固定的职位,而是从属于其它职能部门。

即便企业有一位FCM Travel Solutions安排的差旅经理,我们也常看到许多差旅人员绕过差旅经理,将差旅预订和差旅行程管理的工作交由秘书或私人助理办理,原因很简单,他们认为这样更方便。然而,这将导致差旅经理和企业员工之间的沟通障碍,使差旅经理无法提供令人满意的无缝差旅服务,从而满足不同年龄的差旅人员的具体需求。从ACTE进行的一项调查中我们可以看出,在175位差旅经理和差旅服务采购商中,半数以上(54%)的企业没有使用任何正式工具搜集差旅人员的反馈信息。

很明显,建立相应的机制定期、准确地搜集差旅人员的反馈信息,有助于差旅经理了解差旅人员的喜好,从而优化他们的差旅体验,并规范他们的差旅行为,进而提高差旅政策的合规性。需要强调的是,对差旅预算进行更高效的分配也有助于节省成本。

借助数字设备

千禧一代正日益成为劳动力的中坚力量,而他们使用数字设备的习惯也促使移动旅行应用和相关网站不断涌现,这些应用和网站以消费者和企业为导向,并关注他们的具体需求。

因此,千禧一代差旅人员以及早期技术采用者在搜索和预订差旅行程时拥有更多选择。但在选择时,他们常常会忽略自身差旅行为的合规性。

对于差旅经理而言,数字技术也同样重要,因为它可以提高工作效率,方便与差旅人员之间的联络,进而提升差旅预订的整体效率——从开始确定合适的差旅计划,到最后的报销和对账,都能轻松高效地完成。

实践证明,数字技术可以为差旅经理和差旅人员营造双赢的局面,因为它不但能简化预订流程,便于差旅人员更好地管理差旅行程,还可规避差旅行程中的繁琐环节。此外,当差旅经理具有前瞻性思维,并勇于接受新技术时,他们就可以重点关注更具战略意义的差旅活动。

现在就变革差旅政策吧

当差旅经理致力于差旅变革时,往往无法顺利更新和实施新的差旅政策。尽管新政策很重要,但总不如预期般行之有效。仅仅向企业员工颁布零容忍度的差旅政策(比如不合规的差旅支出不予报销),并不能保证新政策的成功。如果差旅人员不赞成公司的差旅政策,他们能找到各种方法规避差旅政策。更糟糕的是,如果大多数差旅人员认为该政策过于严苛,员工留任和招聘工作将会面临各种困难。

在对具体的差旅环节进行改进前,企业应首先深入了解员工的端对端差旅体验,这样才能取得最好的效果。为此,企业可以请差旅管理合作伙伴对企业的差旅活动进行全面评估和相关整合,从而使差旅经理拥有更多时间,重点关注与业务目标有直接联系的任务和责任。

乍一看来,企业请差旅管理合作伙伴进行差旅评估和相关整合与优化企业差旅预算的初衷背道而驰,其实不然。如果企业只着眼于眼前利益,重点关注成本优化,却无视差旅人员的差旅体验、差旅合规性和企业的关怀义务,这才是真正的与初衷背道而驰。因为,从长远来看,企业将会发现,仅仅削减差旅预算实际上可能对企业员工和企业成本带来更大的负面影响。